Einsatzplanung und Nachweise je Objekt
Wer übernimmt welches Objekt, was ist dort zu erledigen und welche Leistungen sind bereits bestätigt? Wir entwickeln eine Anwendung, die Ihre Einsatzplanung mit Arbeitszeiten und Rückmeldungen verbindet. Ihre Teams erhalten die Informationen für den jeweiligen Einsatz; das Büro sieht den aktuellen Bearbeitungsstand.
Ihre Ausgangssituation
Wiederkehrende Termine stehen in Excel, Änderungen werden per Nachricht verteilt und die Stunden kommen später auf separaten Zetteln zurück. Fällt jemand aus, müssen Objektleitung und Büro kurzfristig neu abstimmen. Dabei fehlen der Vertretung häufig die genauen Aufgaben oder die richtige Ansprechperson.
Eine gemeinsame Anwendung kann Einsatzort, vereinbarte Leistungen und Rückmeldungen zusammenführen. Ob Unterhaltsreinigung, Spezialreinigung oder Hauswartung: Wir richten Planung, mobile Bedienung und Auswertungen auf Ihre Aufträge und Teams aus.
Für mehrere Teams und betreute Objekte
Sie können mit der Einsatzplanung einer Reinigungsfirma beginnen oder zuerst digitale Reinigungsnachweise und Zeiterfassung pro Objekt einführen. Daraus lässt sich eine zusammenhängende Anwendung aufbauen.
Objekte mit Kontaktpersonen, Bereichen und Leistungsumfang führen. Wiederkehrende Aufgaben und zusätzliche Aufträge bleiben unterscheidbar. Hinweise zur Ausführung werden den berechtigten Mitarbeitenden beim jeweiligen Einsatz angezeigt.
Reinigungstage, Zeitfenster und wiederkehrende Hauswartaufgaben in einer gemeinsamen Planung abbilden. Wir berücksichtigen Ihre Teams, Verfügbarkeiten und benötigten Qualifikationen. Abweichende Termine können gezielt für einen einzelnen Einsatz angepasst werden.
Offene Einsätze sichtbar machen und einer verfügbaren Person zuweisen. Die Vertretung erhält die aktuellen Aufgaben zum Objekt. Eine Bestätigung kann Teil des Ablaufs sein, damit die Objektleitung weiss, ob die Änderung angekommen ist.
Beginn, Ende, Pausen oder geleistete Stunden nach Ihrer vereinbarten Erfassungsweise festhalten. Die Objektleitung prüft Unstimmigkeiten und gibt die Angaben frei. Danach stehen die Daten für Auswertung und vereinbarte Übergaben bereit.
Erledigte Aufgaben anhand der vorgesehenen Checkliste bestätigen. Zusätzliche Hinweise oder vereinbarte Fotos bleiben beim Einsatz. So kann Ihr Büro beantworten, was durchgeführt wurde und welche Aufgabe noch offen ist.
Bei einer Objektkontrolle Auffälligkeiten dokumentieren, eine zuständige Person festlegen und die Nacharbeit nachverfolgen. Rückmeldung und erneute Kontrolle bleiben verbunden. Die Prüfpunkte richten sich nach Ihren Leistungen und Qualitätsvorgaben.
Eine defekte Leuchte, ein Materialbedarf oder eine zusätzliche Reinigung kann als eigener Vorgang erfasst werden. Sie bestimmen, wann eine Freigabe nötig ist und wie daraus ein Auftrag oder eine verrechenbare Zusatzleistung wird.
Geplante und freigegebene Zeiten zusammenführen. Ihre Objektleitung erkennt Abweichungen zwischen vereinbartem Einsatz und tatsächlichem Aufwand. Material und Zusatzleistungen können in die gewünschte Nachkalkulation einbezogen werden.
Vereinbarte Leistungsübersichten als Bericht ausgeben oder in einem geschützten Kundenzugang bereitstellen. Für Rechnungen und Lohnvorbereitung können wir freigegebene Daten exportieren oder eine geprüfte Anbindung einrichten.
Beispielablauf · fiktiver Reinigungseinsatz
Für das Musterobjekt «Bürohaus Süd» fällt kurzfristig eine Reinigungskraft aus. Die Objektleitung weist den Einsatz einer Vertretung zu. Diese sieht das Zeitfenster, die zu reinigenden Bereiche und die vereinbarten Aufgaben. Nach der Arbeit erfasst sie ihre Zeit und meldet einen leeren Materialvorrat. Die Objektleitung prüft den Einsatznachweis und plant die Nachlieferung. Stunden und Rückmeldung bleiben demselben Objekt zugeordnet.
Planung & Umfang
Wir beginnen mit einer typischen Planungswoche und Ihren heutigen Objektlisten. Dabei klären wir, wie wiederkehrende Leistungen, Vertretungen und Zusatzaufträge unterschieden werden. Die Eingabemasken sollen auch für Mitarbeitende verständlich sein, die wenig Zeit am Computer verbringen.
Objekte, Kontakte, Leistungsverzeichnisse und Planungsdaten können aus geprüften Excel-Dateien übernommen werden. Wir vereinbaren, welche Historie benötigt wird und wer sensible Angaben sehen darf. Gewünschte Sprachen, einfache Schaltflächen und passende Ansichten pro Rolle gehören zur Gestaltung.
Eine erste Version kann ein Team und einen vollständig nutzbaren Ablauf umfassen. Vor der Beauftragung erhalten Sie eine unverbindliche Offerte für Funktionen, Einrichtung und Datenübernahme. Hosting und Betreuung stimmen wir mit Ihnen ab; Ihre bestehende Lohn- oder Buchhaltungssoftware kann weiter genutzt werden.
Wir betrachten reguläre Einsätze, einen Personalausfall und die Rückmeldungen an das Büro.
Leistungen, Zeitangaben und Freigaben werden den richtigen Teams und Verantwortlichen zugeordnet.
Objektleitung und Mitarbeitende prüfen einen Musterfall vom Einsatzplan bis zum freigegebenen Nachweis.
Ja. Schon eine gemeinsame Objektübersicht oder die Ablösung der Stundenzettel kann ein sinnvoller erster Auftrag sein. Der Umfang richtet sich nach Ihren Aufgaben und beteiligten Personen. Weitere Teams oder Funktionen lassen sich anschliessend ergänzen.
Ja. Sie können unterschiedliche Auftragsarten, Checklisten und Zuständigkeiten erhalten. Regelmässige Reinigung, Kontrollgänge und einzelne Hauswartarbeiten bleiben dadurch unterscheidbar und dennoch beim selben Objekt auffindbar.
Wir legen gemeinsam fest, ob Mitarbeitende Zeiten laufend oder nach dem Einsatz erfassen. Jeder Eintrag wird einem Objekt und gegebenenfalls einer Leistung zugeordnet. Prüfung, Korrektur und Freigabe durch die zuständige Person werden nachvollziehbar gestaltet.
Nein. Eine Zuordnung über die Einsatzliste, die Objektauswahl oder einen QR-Code kann ausreichen. Wir bestimmen mit Ihnen, welche Angaben für Ihren Leistungsnachweis benötigt werden. Eine Standorterfassung ist keine Voraussetzung für die Anwendung.
Ja. Die Ansichten können nach Team, Objekt oder zugewiesenem Auftrag eingeschränkt werden. Objektleitungen erhalten die Übersicht für ihren Bereich. Kundenzugänge können auf die ausdrücklich freigegebenen Nachweise und Dokumente begrenzt werden.
Ja. Wir können Bezeichnungen, Hinweise und Bedienung an Ihr Team anpassen. Welche Sprachen und Inhalte benötigt werden, klären wir im Auftrag. Ein Test mit den späteren Nutzern hilft, unnötige Eingaben und unverständliche Begriffe früh zu erkennen.
Ja. Für freigegebene Zeiten und abrechenbare Leistungen prüfen wir vorhandene Exportmöglichkeiten oder Schnittstellen. Welche Berechnungen in der App und welche im bestehenden System erfolgen, wird vorab eindeutig festgelegt.
Nennen Sie Ihre heutige Planung, die Anzahl der Teams und die Aufgaben, die unnötig Zeit kosten. Ein typischer Fall wie eine Vertretung oder das monatliche Zusammenführen der Stunden hilft uns, den passenden Einstieg mit Ihnen zu besprechen.
Schildern Sie uns einen typischen Fall. Wir grenzen mit Ihnen eine erste Version ab und erstellen dafür eine unverbindliche Offerte.