Werkstattrechnungen aus Stunden und Material erstellen
Der Ölservice ist erledigt, der Kunde möchte seine Rechnung. Die zwei Arbeitsstunden stehen auf dem Werkstattauftrag. In Excel müssten Sie jetzt die Fahrzeugdaten zusammensuchen und den Ölfilter von Hand ergänzen. Im Rechnungsprogramm wählen Sie den Kunden und sein Fahrzeug aus und erfassen Zeit und Material auf demselben Beleg. Später sieht Ihr Büro auch, ob die Rechnung bezahlt ist.
Welche Werkstattstunden gehören auf die Rechnung?
Ihr Mechaniker erfasst auch die Stunde, die er auf Garantie arbeitet. Auf die Kundenrechnung gehören in diesem Fall nur der Ölfilter und der reguläre Service. Wir können Ihre Zeiterfassung so anbinden, dass das Büro die verrechenbaren Stunden direkt aus dem Auftrag übernimmt.
Nachgestellte Excel-Liste · Musterdaten
Serviceauftrag · Mustertransporte AG
Position
Menge
Ansatz
Netto
Ölfilter
1 Stk.
CHF 28.50
CHF 28.50
Servicearbeiten
2 Std.
CHF 120.00
CHF 240.00
Nacharbeit auf Garantie
1 Std.
Garantie
CHF 0.00
In der umgesetzten Anwendung
Was Ihr Team damit erledigt
Kunde und Fahrzeug auswählen
Beim nächsten Service wählen Sie das Fahrzeug aus dem Kundenstamm. Sie ergänzen das Reparaturdatum und den aktuellen Kilometerstand.
Arbeit und Ersatzteile verrechnen
Arbeitszeit erfassen Sie in Stunden, Ersatzteile in Stück. Rabatt und Steuersatz lassen sich für jede Position einzeln festlegen.
Zahlungen nachführen
Bezahlt ein Kunde nur einen Teil, sehen Sie vor der nächsten Mahnung den offenen Betrag. Auch eine Gutschrift lässt sich der Rechnung zuordnen.
Welcher Arbeitsbetrag gehört zur Rechnung?
Rechnungsentwurf · Musterdaten
Wartung
Verrechenbare Zeit2,5 h
Musteransatz pro StundeCHF 120
ArbeitspositionCHF 300
Der Arbeitsbetrag ist netto. Ersatzteile werden separat verrechnet.
Planung & Umfang
Welche Angaben müssen bis zur Rechnung mitkommen?
In einer Autowerkstatt kann eine Rechnung aus Diagnose, Material und Arbeitszeit bestehen. Ein technischer Dienstleister rechnet vielleicht mehrere Rapporte gegen eine Offerte ab. Wir nehmen einen Ihrer typischen Fälle und definieren, welche Angaben übernommen, zusammengefasst oder vor dem Versand noch geprüft werden sollen.
Wir klären mit Ihnen Belegnummern, Rechnungslayout und die Übergabe an die Buchhaltung. Falls Sie Schweizer QR-Rechnungen benötigen, gehört auch der Zahlteil zur Prüfung. Die bestehende Werkstattlösung läuft unter Windows. Eine Browserlösung, in der mehrere Mitarbeitende mit unterschiedlichen Rechten arbeiten, offerieren wir passend zu Ihrem Betrieb.
Häufige Fragen
Lässt sich Arbeitszeit direkt einem Kundenauftrag zuordnen?+
Das kann Teil Ihres Rechnungsprogramms sein. Mitarbeitende erfassen Zeiten am Auftrag, das Büro prüft verrechenbare Stunden und übernimmt sie in den Rechnungsentwurf.
Wie übernehmen wir vorhandene Kunden oder Artikel?+
Wir prüfen einen anonymisierten Export und vereinbaren die benötigten Felder. Bestehende Rechnungen, offene Beträge und alte Nummernkreise behandeln wir getrennt von neuen Belegen.
Müssen wir die Buchhaltung wechseln?+
Wir klären zuerst, wie Ihr bestehendes System Daten entgegennimmt. Manchmal genügt ein Export. Falls eine direkte Anbindung sinnvoll ist, prüfen wir diese mit Ihrem Buchhaltungspartner und weisen den Aufwand separat aus.
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