Projektzeiterfassung, Honorare und Zusammenarbeit
Sie möchten während eines Projekts erkennen, wie sich Aufwand, Honorar und offene Leistungen entwickeln? Wir verbinden Projektzeiterfassung, Budgets und Aufgaben in einer Anwendung für Ihr Büro. Ihre Projektphasen, Tätigkeiten und Auswertungen geben dabei vor, wie die Software aufgebaut wird.
Ihre Ausgangssituation
Die Stunden stehen in einer Zeiterfassung, das Honorar in Excel und die zusätzlichen Leistungen in E-Mails oder Sitzungsprotokollen. Für eine Projektbesprechung trägt jemand diese Angaben zusammen. Ändert sich danach etwas, muss die Übersicht erneut nachgeführt werden.
Eine individuelle Anwendung kann die für Ihre Entscheidungen benötigten Informationen am Projekt zusammenführen. Projektleitung, Mitarbeitende und Administration erhalten jeweils die passende Ansicht. Bestehende Planungs- und Fachprogramme können weiterhin genutzt werden.
Für Ihr Projektgeschäft
Ob Ingenieurleistungen, Fachplanung, Architektur oder technische Beratung: Wir richten die Software nach Ihrer Projektstruktur und der Art aus, wie Sie Leistungen planen, erbringen und abrechnen.
Kunden, Projektleitung, Teilaufträge und Phasen gemeinsam führen. Eigene Projektnummern, Kostenstellen oder Tätigkeitskataloge können übernommen werden. So bleibt erkennbar, welchem Leistungsumfang eine Buchung oder Aufgabe zugeordnet ist.
Stunden auf Projekt, Phase und Tätigkeit buchen. Ferien, interne Arbeit oder Akquise können getrennt ausgewiesen werden. Freigaben und Korrekturen stimmen wir mit Ihnen ab, damit die Auswertung auf nachvollziehbaren Zeitangaben beruht.
Stundenbudgets, Kostenansätze und erfassten Aufwand nebeneinander betrachten. Verrechenbare Leistungen und interne Kosten bleiben unterscheidbar. Welche Kennzahlen Ihre Projektleitung benötigt, legen wir anhand Ihrer bestehenden Auswertungen fest.
Vereinbarte Honorare, Pauschalen, Leistungen nach Aufwand und bereits gestellte Rechnungen am Projekt führen. Sie sehen, welche Positionen zur Abrechnung bereit sind und wo noch eine fachliche Prüfung oder Freigabe fehlt.
Eine zusätzliche Planungsleistung mit Anlass, Beschreibung, Verantwortlichkeit und Bearbeitungsstand erfassen. Dazu können eine Honorarofferte und die Rückmeldung des Auftraggebers gehören. So bleiben angefragte, bestätigte und noch offene Leistungen auseinanderhaltbar.
Beschlüsse und Aufgaben mit Zuständigkeit und Termin dokumentieren. In der nächsten Sitzung lässt sich nachvollziehen, was vereinbart wurde und was noch offen ist. Die passenden Detailfunktionen zeigen wir auf der Seite Projekte & Zeiterfassung.
Verfügbare Stunden, geplante Aufgaben und Abwesenheiten gegenüberstellen. Ihre Teamleitung kann Engpässe besprechen, bevor neue Leistungen zugesagt werden. Planwerte und tatsächlich erfasste Zeiten bleiben getrennt nachvollziehbar.
Projektbezogene Dokumente, Hinweise auf die gültige Fassung und vereinbarte Freigaben gemeinsam anzeigen. Vorhandene Ablagen können eingebunden werden. Zugriffe für interne Mitarbeitende und externe Beteiligte richten wir nach Ihren Vorgaben ein.
Projektübersichten, Stundenrapporte oder Abrechnungsgrundlagen in Ihrem Layout ausgeben. Exporte und mögliche Anbindungen an Buchhaltung oder Personalverwaltung klären wir vorab. Sie erhalten die Informationen in der Gliederung, die Ihr Büro tatsächlich verwendet.
Beispielablauf · fiktives Planungsprojekt
Im Musterprojekt «Umbau West» wünscht der Auftraggeber eine zusätzliche Planvariante. Die Projektleitung erfasst die Änderung als separate Leistung und bereitet eine Honorarofferte vor. Die betroffenen Stunden werden eindeutig zugeordnet. In der Projektübersicht sieht das Team den ursprünglichen Auftrag, den zusätzlichen Aufwand und den noch offenen Freigabestand. Nach der Bestätigung kann die Administration die Leistung entsprechend abrechnen.
Planung & Umfang
Wenn Sie heute Projektcontrolling in Excel führen, beginnen wir mit den Regeln Ihrer Auswertung. Wir prüfen gemeinsam, wie Sie Stunden, Honorare, Kosten und Leistungsstände unterscheiden. Daraus entwickeln wir die benötigten Masken und Berichte.
Bestehende Projektlisten, Tätigkeitskataloge und Zeitdaten werden vor einer Übernahme auf Zuordnung und Vollständigkeit geprüft. Für frühere Projektstände vereinbaren wir, welche Historie weitergeführt werden soll. Bestehende Fachsoftware und Dokumentenablagen beziehen wir in die Planung ein.
Eine erste Version kann sich auf Projektzeiterfassung und eine verlässliche Budgetübersicht konzentrieren. Pendenzen, Nachträge oder weitere Schnittstellen können später folgen. Sie erhalten vor der Beauftragung eine unverbindliche Offerte für den abgestimmten Umfang und das gewünschte Betriebsmodell.
Wir klären, welche Fragen Ihre Projektleitung beantworten muss und welche Daten dafür heute zusammengetragen werden.
Projektphasen, Zeitbuchungen, Honorare und interne Kosten werden anhand Ihrer Beispiele unterschieden.
Mitarbeitende, Projektleitung und Administration testen ihre Aufgaben und vergleichen die Ergebnisse mit der bisherigen Auswertung.
Ja. Ein überschaubarer Einstieg kann bereits die gemeinsame Projektliste, eine Zeiterfassung oder die Budgetübersicht sein. Wir planen die Anwendung für die Personen, die sie tatsächlich nutzen, und berücksichtigen mögliche spätere Erweiterungen.
Ja. Wir prüfen Ihre Tabellen, Verknüpfungen und Berechnungen und übertragen die vereinbarten Abläufe in eine Anwendung mit Datenbank. Nicht jede Tabelle muss gleichzeitig ersetzt werden. Für einen ersten Schritt wählen wir gemeinsam einen vollständig nutzbaren Bereich.
Wir können Pauschalen, Leistungen nach Aufwand, Phasen und weitere vereinbarte Regeln abbilden. Falls Sie mit spezifischen Vertragsgrundlagen oder Berechnungsmodellen arbeiten, werden deren Anforderungen und Testfälle mit Ihren Fachverantwortlichen festgelegt.
Ja. Wir trennen die benötigten Ansichten und Zugriffe nach Rollen. Beispielsweise erfasst eine Person ihre eigenen Stunden, die Projektleitung prüft das Projekt und die Administration bearbeitet die Abrechnung.
Das prüfen wir anhand der verfügbaren Exporte oder Schnittstellen. Die Anwendung kann vorhandene Zeitdaten auswerten oder eine eigene Erfassung enthalten. Entscheidend ist, dass Zuordnungen, Korrekturen und Freigaben eindeutig geregelt sind.
Ja. Besprechungen, Pendenzen und Zuständigkeiten können Teil derselben Anwendung sein. Für die Auswahl der Funktionen helfen unsere bestehenden Projektanwendungen als Anschauung. Den konkreten Umfang stimmen wir auf Ihr Büro ab.
Ja, sofern dies mit Ihren internen Vorgaben vereinbar ist. Wir können einen abgegrenzten Einsatz hosten oder die Einführung mit Ihrer IT abstimmen. Anmeldung, Datenstandort, Sicherung und spätere Anbindungen gehören zur Planung.
Eine kurze Beschreibung Ihrer heutigen Projektübersicht und der gewünschten Verbesserung genügt. Hilfreich sind die Anzahl der beteiligten Personen, Ihre vorhandenen Programme und ein typischer Auswertungsbedarf. Die Detailanforderungen besprechen wir anschliessend.
Schildern Sie uns einen typischen Fall. Wir grenzen mit Ihnen eine erste Version ab und erstellen dafür eine unverbindliche Offerte.