Sitzungsprotokolle schreiben und Pendenzen nachverfolgen
In der letzten Bausitzung wurde vereinbart, die Leitungsführung zu prüfen. Eine Woche später will die Bauleitung wissen, wer sich darum kümmert und bis wann. In der Protokoll-App erfassen Sie die Pendenz dort, wo sie entsteht, beim betreffenden Traktandum. So finden Sie an der nächsten Sitzung die zuständige Person, den Termin und den ursprünglichen Beschluss zusammen.
Die Planprüfung dauert eine Woche länger. In einer separaten Excel-Liste können Sie die Frist ändern, doch später ist schwer zu erkennen, was an der Sitzung vereinbart wurde. In der App führen Sie die Pendenz weiter. Das freigegebene Protokoll hält den damaligen Beschluss fest.
Nachgestellte Excel-Liste · Musterdaten
Koordinationssitzung 01 · Projekt Lindenhof
Traktandum
Eintrag
Verantwortlich
Termin
Elektro
Leitungsführung prüfen
Mara Beispiel
30.09.2026
Architektur
Planstand A vorgestellt
–
–
In der umgesetzten Anwendung
Was Ihr Team damit erledigt
Information oder Aufgabe festhalten
Ein vorgestellter Planstand gehört ins Protokoll. Soll jemand den Plan prüfen, erfassen Sie am gleichen Traktandum eine Aufgabe mit Person und Termin.
Offene Pendenzen wiederfinden
Vor der nächsten Bausitzung sehen Sie, welche Aufgaben noch offen sind. Bei einer Rückfrage können Sie den ursprünglichen Beschluss nachlesen.
Protokoll weitergeben
Für die Teilnehmenden geben Sie die freigegebene Fassung als PDF aus. Auch wenn eine Aufgabe später erledigt wird, bleibt nachvollziehbar, was damals vereinbart war.
Was soll Ihr Team in der nächsten Sitzung wiederfinden?
Ein Entscheid, eine Information und eine Aufgabe haben unterschiedliche Folgen. Deshalb lohnt es sich, diese beim Protokollieren zu trennen. Eine Aufgabe braucht eine zuständige Person und einen Termin. Eine Information soll auffindbar sein, ohne dafür eine künstliche Pendenz anzulegen.
Zum Einstieg gehen wir eine typische Sitzung durch. Wer protokolliert, wer gibt die Fassung frei und wer erhält sie? Mit einem fiktiven Musterprotokoll lässt sich zeigen, wie eine spätere Korrektur dokumentiert wird, ohne den ursprünglichen Beschluss zu verlieren.
Häufige Fragen
Was geschieht mit erledigten Pendenzen?+
ProjektKlar führt erledigte Aufgaben mit ihrem Abschluss im Archiv. Wird eine Aufgabe wieder geöffnet, bleibt ihre Vorgeschichte nachvollziehbar.
Können wir ein Protokoll ausserhalb der App weitergeben?+
ProjektKlar verfügt über eine Druckansicht für PDF-Protokolle. Empfängerkreis, Versandweg und Ablage werden für den Einsatz im Unternehmen abgestimmt.
Welche Unterlagen helfen für eine Demo?+
Ein anonymisiertes Protokoll und zwei typische offene Aufgaben genügen. Wir besprechen auch, welche Details externe Sitzungsteilnehmende sehen sollen.
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