Von der Einsatzplanung bis zum fertigen Rapport
Ihre Mitarbeitenden erledigen den Auftrag beim Kunden. Im Büro müssen danach noch Stunden, Material und Notizen zusammengetragen werden. Wir entwickeln eine Anwendung, in der diese Angaben direkt am Auftrag erfasst werden – mit den Feldern, Freigaben und Belegen, die Ihr Handwerks- oder Servicebetrieb braucht.
Ihre Ausgangssituation
Ein Termin steht im Kalender, die Adresse in einer Kundenliste und das Material auf einem handgeschriebenen Rapport. Fehlt eine Angabe, muss das Büro nachfragen. Bis alles zur Abrechnung bereit ist, liegen möglicherweise schon mehrere neue Einsätze dazwischen.
Ob Sanitär, Elektro, Heizungsservice, Montage oder Reparaturdienst: Wir gehen mit Ihnen einen typischen Auftrag durch. Daraus entsteht ein gemeinsamer Ablauf für Disposition, Mitarbeitende vor Ort und Administration. Sie können auch nur die Lücke zwischen Einsatz und Abrechnung schliessen lassen.
Passend zu Ihrem Gewerk
Eine Servicerapport-App kann der erste Schritt sein. Welche weiteren Funktionen Sie benötigen, hängt davon ab, wie Sie Aufträge annehmen, Arbeiten dokumentieren und Leistungen verrechnen.
Ein Kunde kann mehrere Gebäude, Anlagen oder Geräte haben. Kontaktdaten, Zugangshinweise und frühere Arbeiten bleiben beim richtigen Einsatzort. So findet auch eine Vertretung die Informationen, die sie für den Auftrag benötigt.
Serviceaufträge mit Termin, zuständiger Person und Bearbeitungsstand führen. Verschiebungen, offene Rückfragen und benötigtes Material bleiben sichtbar. Für die Einsatzplanung können wir Teamverfügbarkeit und die von Ihnen vorgegebenen Qualifikationen berücksichtigen.
Ausgeführte Arbeiten, Anfahrt, Arbeitszeit und Notizen auf Smartphone oder Tablet festhalten. Pflichtfelder richten wir nach Ihrem Rapport ein. So erhält das Büro die vereinbarten Angaben in einer lesbaren, einheitlichen Form.
Verbrauchte Artikel auswählen oder eine zusätzliche Position erfassen. Mengen, Ansätze und Preisregeln passen wir an Ihren Betrieb an. Vorhandene Artikellisten und mögliche Lieferantendaten prüfen wir für die Übernahme.
Ein Foto des Zustands, die Rückmeldung des Kunden oder ein Hinweis auf eine Folgearbeit gehört zum betreffenden Auftrag. Ihr Team muss die Dokumentation dadurch nicht aus privaten Nachrichten und separaten Fotoordnern zusammensuchen.
Legen Sie fest, wer einen Rapport kontrolliert und welche Positionen verrechnet werden. Daraus können ein Servicebericht in Ihrem Layout und ein Rechnungsentwurf entstehen. Eine Bestätigung durch den Kunden lässt sich in den vereinbarten Ablauf aufnehmen.
Anlagen, Wartungsverträge und vereinbarte Intervalle verknüpfen. Fällige Arbeiten erscheinen in einer Übersicht. Beim nächsten Einsatz stehen die bisherigen Rapporte und dokumentierten Ersatzteile zur Verfügung.
Geplante und erfasste Stunden, Material und verrechenbare Leistungen vergleichen. Sie erkennen, wo Zusatzarbeiten angefallen sind oder Angaben zur Abrechnung fehlen. Die Auswertung richtet sich nach Ihren Auftragsarten und Kostenansätzen.
Eine bestehende Buchhaltung oder Branchenlösung kann Teil des Ablaufs bleiben. Wir klären, welche Daten per Export oder Schnittstelle übergeben werden können, und gestalten die zusätzliche App um die Aufgaben Ihres Teams herum.
Beispielablauf · fiktiver Serviceauftrag
Bei einem fiktiven Serviceauftrag tauscht eine Monteurin ein Ventil aus. Sie erfasst die Arbeitszeit und das Ersatzteil direkt am Auftrag, ergänzt ein Foto und notiert eine empfohlene Folgekontrolle. Im Büro prüft eine verantwortliche Person den Rapport. Die freigegebenen Positionen stehen danach für den Rechnungsentwurf bereit; die Folgekontrolle bleibt als eigene Aufgabe offen.
Planung & Umfang
Zeigen Sie uns einen leeren Arbeitsrapport, eine Auftragsliste oder eine anonymisierte Excel-Datei. Wir klären die Felder, Berechnungen und Sonderfälle: etwa Pauschalen, Anfahrt, Garantiearbeiten oder mehrere Mitarbeitende auf demselben Auftrag.
Kunden, Artikel und bestehende Aufträge können nach einer gemeinsamen Prüfung übernommen werden. Wir legen fest, welche Daten die neue App führt und welche weiterhin aus Ihrer Buchhaltung oder Branchenlösung kommen. Bedienung, Beleglayout und Zugriffe werden an Ihren Betrieb angepasst.
Für eine erste Version genügt ein vollständiger Ablauf, beispielsweise vom mobilen Rapport bis zur Freigabe im Büro. Sie erhalten eine unverbindliche Offerte mit klar beschriebenem Umfang. Hosting, Einführung und laufende Betreuung weisen wir darin separat aus.
Vom Telefonanruf bis zur Rechnung klären wir, wer welche Angaben erfasst und welche Rückfragen heute entstehen.
Wir ordnen Kunden, Anlagen und Material zu und gestalten Eingabemasken sowie die benötigten Ausgaben.
Mitarbeitende und Büro prüfen denselben Musterauftrag. Berechnungen und Übergaben werden vor der Einführung abgeglichen.
Zum Beispiel für Elektro-, Sanitär-, Heizungs-, Montage- und Reparaturbetriebe sowie technische Serviceteams. Entscheidend sind Ihre Abläufe. Eine Anwendung kann für einen einzelnen Bereich oder für mehrere Teams mit unterschiedlichen Aufgaben ausgelegt werden.
Ja. Wir übernehmen die benötigten Angaben aus Ihrer Vorlage und passen die Erfassung an Smartphone, Tablet und PC an. Auch Fotos, Materialpositionen, kundenspezifische Felder und Freigaben können dazugehören. Das fertige Dokument erhält Ihr gewünschtes Layout.
Wir prüfen Formeln, Zuschläge und Sonderfälle gemeinsam mit Ihnen. Die vereinbarten Regeln werden als Funktionen umgesetzt und mit Ihren Beispielen verglichen. Es ist auch möglich, einen bestehenden Kalkulationsschritt zunächst beizubehalten und nur dessen Ergebnis zu übernehmen.
Nein. Wir können die Rapporterfassung ergänzend entwickeln und freigegebene Daten für Ihr vorhandenes Programm bereitstellen. Eine direkte Verbindung hängt von dessen Schnittstellen ab. Alternativ können wir auch ein individuelles Rechnungsprogramm in die Anwendung integrieren.
Ja. Wir können Anlagen, vereinbarte Leistungen, Intervalle und nächste Termine gemeinsam führen. Sie bestimmen, wie Erinnerungen, Terminplanung und Dokumentation ablaufen. Das ist sowohl für regelmässige Wartung als auch für einmalige Folgearbeiten möglich.
Eine Web-App lässt sich im Browser auf geeigneten Smartphones, Tablets und PCs nutzen. Falls Ihr Team in Kellern oder auf Baustellen ohne Verbindung arbeitet, planen wir die nötige Offline-Erfassung und den späteren Datenabgleich gesondert.
Ja. Wir stimmen Zugriffe nach Rolle, Team oder Auftrag mit Ihnen ab. Beispielsweise bearbeitet eine Monteurin ihre Einsätze, während das Büro Rapporte prüft und die Geschäftsleitung Auswertungen erhält.
Beschreiben Sie kurz, was vom Auftrag bis zur Abrechnung einfacher werden soll, welche Programme Sie nutzen und wer mitarbeiten wird. Für die erste Anfrage brauchen wir keine vollständige Spezifikation. Den passenden Umfang klären wir anschliessend gemeinsam.
Schildern Sie uns einen typischen Fall. Wir grenzen mit Ihnen eine erste Version ab und erstellen dafür eine unverbindliche Offerte.