Eine Rechnung beginnt lange vor dem fertigen PDF: Ein Kunde fragt an, eine Offerte wird erstellt, Arbeit und Material kommen hinzu. WerkstattPilot führt diese Angaben zusammen und hält auch nach dem Versand fest, was bezahlt wurde und welcher Betrag noch offen ist.
Die Angaben für eine Rechnung liegen oft an mehreren Orten
Die Kundenadresse steht in einer alten Rechnung, die Arbeitszeit auf dem Rapport und der Materialpreis in einer separaten Liste. Wird ein Fahrzeug erneut gewartet, beginnt die Suche von vorne. Später braucht das Büro nochmals eine Übersicht, um Zahlungseingänge und offene Beträge abzugleichen.
WerkstattPilot bildet diese zusammengehörenden Aufgaben in einem Programm ab. Kunden und Fahrzeuge bleiben gespeichert, Leistungen lassen sich wiederverwenden und die Zahlung gehört zum jeweiligen Beleg. Der Werkstattbezug zeigt dabei eine konkrete Anpassung eines Rechnungsprogramms: Welche Zusatzangaben gebraucht werden, hängt vom Betrieb ab.
Bereits umgesetzt
Was WerkstattPilot verbindet
Kunden und Fahrzeuge wiederfinden
Kundenstammdaten und zugehörige Fahrzeuge stehen für neue Belege bereit. Wiederkehrende Angaben müssen dadurch nicht aus einer früheren Rechnung herausgesucht werden.
Offerten weiterverwenden
Leistungen und Material werden mit Mengen, Preisen, Rabatten und Steuern erfasst. Aus einer Offerte kann ein Rechnungsentwurf entstehen, in dem die bereits erfassten Positionen erhalten bleiben.
Arbeit und Material abrechnen
Stunden, Ersatzteile und weitere Leistungen lassen sich auf demselben Beleg aufführen. Eigene Artikel und Leistungen bilden die Grundlage für wiederkehrende Arbeiten.
Belege als PDF ausgeben
Rechnungen werden mit den Firmenangaben und Schweizer QR-Zahlteil als PDF erstellt. Die Anwendung unterstützt die Vorbereitung des E-Mail-Versands.
Zahlungen und offene Beträge führen
Zahlungseingänge, Teilzahlungen und Raten lassen sich dem Beleg zuordnen. Der offene Betrag bleibt sichtbar; bei ausstehenden Zahlungen unterstützt die Anwendung das Mahnwesen.
Korrekturen nachvollziehen
Gutschriften, Stornierungen und Zahlungsänderungen bleiben mit den ursprünglichen Belegen verbunden. Auswertungen zeigen abgerechnete Leistungen, Zahlungen und offene Beträge für den gewählten Zeitraum.
Beispiel mit fiktiven Daten
Ein Serviceauftrag vom Kundenkontakt bis zum Abschluss
Ein fiktiver Kunde bringt seinen Transporter zum Ölservice. So lässt sich der Auftrag mit den vorhandenen Funktionen bearbeiten:
01
Kunde und Fahrzeug auswählen
Die Werkstatt übernimmt die gespeicherten Angaben und legt bei Bedarf zuerst eine Offerte an.
02
Die ausgeführten Arbeiten erfassen
Zwei Arbeitsstunden und ein Ölfilter werden als Positionen hinzugefügt. Mengen, Ansätze und Steuer werden im Rechnungsentwurf geprüft.
03
Die Rechnung ausgeben
Aus dem Entwurf entsteht die PDF-Rechnung mit QR-Zahlteil. Der Beleg bleibt dem Kunden und seinem Fahrzeug zugeordnet.
04
Den Zahlungseingang nachführen
Nach einer Teilzahlung zeigt das Programm den Restbetrag. Sobald die Rechnung vollständig bezahlt ist, lässt sich der Vorgang abschliessen.
Für Ihren Betrieb
Das Prinzip passt auch ausserhalb einer Werkstatt
Ein Servicebetrieb braucht vielleicht eine Maschine und eine Wartungsadresse statt eines Fahrzeugs. Ein Beratungsbüro rechnet Stunden nach Projekt ab; ein Handelsbetrieb benötigt andere Artikelangaben. Kunden, Leistungen, Belege und Zahlungen bilden in allen Fällen eine ähnliche Grundlage.
Wir entwickeln daraus ein Rechnungsprogramm mit Ihren Feldern, Preisregeln und Dokumenten. Auch Zeiterfassung, Freigaben oder die Übernahme vorhandener Kunden- und Artikellisten können Bestandteil Ihres Auftrags sein. Welche Funktionen zusammengehören und wie bestehende Daten übernommen werden, klären wir anhand Ihrer Abläufe.
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