Kaufmännische Arbeit mit technischen Angaben verbinden
Bei einem technischen Produkt reichen Artikelname und Verkaufspreis oft nicht aus. Abmessungen, Kennzeichnungen und Ausführungen werden für die Offerte, den Auftrag und weitere Dokumente gebraucht. WL Office verbindet diese Angaben mit der kaufmännischen Bearbeitung im Büro.
Ein Auftrag braucht mehr als einen Rechnungsbeleg
Für den Kunden wird eine Offerte erstellt, für die Fertigung eine Werkbestellung und später eine Rechnung. Werden dafür getrennte Dateien geführt, müssen dieselben Kunden- und Produktangaben mehrfach übertragen werden. Eine geänderte Ausführung muss dann auch in allen Dokumenten nachgeführt werden.
WL Office ist aus solchen Aufgaben im eigenen Betrieb entstanden. Die Anwendung verbindet Kunden, Artikel und technische Angaben mit Offerten, Rechnungen und Werkbestellungen. Das Beispiel aus dem Rad- und Reifenbereich zeigt, wie kaufmännische Standardabläufe um betriebliche Besonderheiten ergänzt werden können.
Bereits umgesetzt
Was WL Office verbindet
Kunden und Produkte pflegen
Adressen, Artikel, Preise und Produktgruppen werden gemeinsam verwaltet. Technische Produktdaten können bei den Positionen mitgeführt werden, statt nur in einer separaten Liste zu stehen.
Von der Offerte zur Rechnung
Erfasste Offertpositionen lassen sich in einen Rechnungsentwurf übernehmen. Die Verbindung zwischen den Belegen bleibt erhalten und erleichtert das Nachvollziehen des Auftrags.
Werkbestellungen vorbereiten
Aus den Positionen lassen sich Angaben für Fertigung oder Bestellung zusammenstellen. Dazu gehören die benötigten Masse, Ausführungen und Kennzeichnungen.
Zahlungen und Belegänderungen verfolgen
Zahlungseingänge, Gutschriften, Mahnungen und Restbeträge gehören zur Belegbearbeitung. Versionen machen Änderungen am Dokument nachvollziehbar.
Technische Daten gezielt übernehmen
Bei der Übernahme aus dem Reifenrechner können relevante Felder ausgewählt und Unterschiede zu vorhandenen Angaben geprüft werden. Unveränderte Datensätze müssen dabei nicht erneut übernommen werden.
Dokumente und Auswertungen erstellen
PDF-Rechnungen mit QR-Zahlteil und vorbereitete E-Mail-Entwürfe unterstützen den Versand. Ausgewählte Rechnungen, Zahlungen und Produktgruppen lassen sich je nach Auswertung als PDF, Excel oder CSV exportieren.
Beispiel mit fiktiven Daten
Ein Produktauftrag durchläuft mehrere Arbeitsschritte
Ein fiktiver Kunde bestellt eine bestimmte Radausführung. Die technischen Angaben sollen sowohl für das Angebot als auch für die weitere Bearbeitung verfügbar sein:
01
Kunde und Ausführung zusammenstellen
Das Büro wählt den Kunden und die Artikel aus. Die für den Auftrag benötigten technischen Angaben werden bei den Positionen geführt.
02
Eine Offerte erstellen
Der Kunde erhält ein Angebot mit den vereinbarten Leistungen und Preisen. Die erfassten Angaben bleiben für die nachfolgenden Belege verfügbar.
03
Die Ausführung vorbereiten
Die Werkbestellung enthält die benötigten Masse und Kennzeichnungen. Angaben aus einer technischen Berechnung können gezielt übernommen werden.
04
Rechnung und Zahlung bearbeiten
Aus der Offerte wird ein Rechnungsentwurf. Nach einer Teilzahlung bleibt der offene Betrag in der Rechnungsübersicht sichtbar.
Für Ihren Betrieb
Ihre Besonderheiten müssen nicht in einer Zusatzliste bleiben
Im Handel sind es beispielsweise Varianten und Lieferangaben, im Servicebetrieb Geräte und Einsatzorte, in der Fertigung Masse und Ausführungen. Eine individuelle Bürosoftware kann diese Informationen mit den kaufmännischen Belegen verbinden.
Wir klären mit Ihnen, welche Angaben in welchen Arbeitsschritt gehören, wer sie pflegt und welche Dokumente daraus entstehen sollen. Bestehende Kunden-, Artikel- und Excel-Listen prüfen wir vor einer Übernahme auf Struktur und Zuordnung. Eigene Berechnungen oder Schnittstellen können wir als vereinbarte Erweiterung einplanen.
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