Nach einer Sitzung muss klar sein, wer was bis wann erledigt. Gleichzeitig will die Projektleitung wissen, wie viel Arbeit bereits angefallen ist und was davon abgerechnet werden kann. Projektklar verbindet Aufgaben und Besprechungen mit Stunden, Honoraren und Rechnungen im jeweiligen Projekt.
Ein Protokoll dokumentiert die Beschlüsse, eine Aufgabenliste hält die nächsten Schritte fest und eine weitere Tabelle sammelt die Arbeitsstunden. Für die Projektleitung entsteht daraus eine laufende Abstimmungsaufgabe: Was ist erledigt, was hat es gekostet und welche Leistungen sind bereits verrechnet?
Projektklar ordnet diese Informationen einem gemeinsamen Projekt zu. Aufgaben haben Verantwortliche und Termine; Besprechungen, Kontakte, Stunden und Abrechnung bleiben im Projekt erreichbar. Die Anwendung lässt sich am Computer und unterwegs im Browser nutzen.
Bereits umgesetzt
Was Projektklar verbindet
Aufgaben mit Zuständigkeit
Aufgaben erhalten eine verantwortliche Person, einen Termin und eine Priorität. Notizen, Erinnerungen, Kalender und Änderungshistorie helfen, offene Punkte weiterzuführen und erledigte Arbeit wiederzufinden.
Sitzungen mit Folgeschritten
In Sitzungen lassen sich Entscheide, Informationen, Fragen und Aufgaben festhalten. Aufgaben können mit der weiteren Bearbeitung verbunden werden; Protokolle lassen sich versionieren und als PDF ausgeben.
Stunden nach Projekt erfassen
Arbeitszeit wird einzeln oder in einer Wochenansicht erfasst. Verrechenbare Arbeit, interne Zeit und Abwesenheiten lassen sich unterscheiden; Ansätze können je Person und Projekt geführt werden.
Honorare und Projektphasen führen
Phasen, Aufwandhonorare, Pauschalen und Änderungen bilden die Abrechnungsgrundlage. Beauftragte, verrechenbare und bereits fakturierte Leistungen werden im Zusammenhang sichtbar.
Projektleistungen abrechnen
Ausgewählte, noch nicht abgerechnete Stunden können in Akonto- oder Schlussrechnungen einfliessen. PDF-Belege mit Schweizer QR-Zahlteil, Teilzahlungen und Korrekturen gehören zum Ablauf.
Passende Auswertungen ausgeben
Tätigkeiten und Zeitblöcke lassen sich für Kunden zusammenstellen, ohne interne Kostenansätze offenzulegen. Projekt-, Zeit- und Abrechnungsdaten können je nach Auswertung als PDF oder Excel ausgegeben werden.
Beispiel mit fiktiven Daten
Aus einem offenen Punkt wird eine nachvollziehbare Leistung
Im fiktiven Projekt «Neubau Lindenhof» muss nach einer Koordinationssitzung ein Plan angepasst werden. Die Beteiligten können den Vorgang Schritt für Schritt weiterführen:
01
Die Vereinbarung festhalten
Im Sitzungsprotokoll wird die Anpassung dokumentiert. Die zugehörige Aufgabe erhält eine verantwortliche Person und einen Termin.
02
Die Bearbeitung verfolgen
Rückfragen und Fortschritt werden bei der Aufgabe nachgeführt. Die Projektleitung sieht, welche Punkte noch offen sind.
03
Die Arbeitszeit zuordnen
Die bearbeitende Person erfasst die Zeit im richtigen Projekt. Für die Auswertung bleiben interne Kosten und verrechenbare Ansätze unterscheidbar.
04
Die Leistung für die Rechnung auswählen
Die freizugebenden Stunden werden geprüft und für die Abrechnung ausgewählt. Ein Tätigkeitsnachweis kann die Rechnung ergänzen.
Der Ablauf ist besonders für Ingenieur- und Planungsbüros anschaulich. Ebenso können Beratungs-, Service- oder andere Projektteams davon profitieren, wenn Aufgaben, geleistete Zeit und Abrechnung zusammengeführt werden sollen.
Für Ihre Anwendung stimmen wir Projektstruktur, Rollen, Freigaben, Honorarregeln und Berichte auf Ihren Betrieb ab. Vorhandene Projekt- und Stundenlisten können als Ausgangspunkt dienen. Falls Sie Mengen, Preise und Leistungsfortschritt detaillierter auswerten müssen, betrachten wir auch die Funktionen einer gesonderten Projektcontrolling-Lösung.
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