Ein Kunde ruft an. Er hat einen Teil seiner Rechnung bezahlt und möchte wissen, was noch offen ist. In der Belegübersicht sehen Sie den Rechnungsbetrag von CHF 360.00, die Teilzahlung von CHF 100.00 und die verbleibenden CHF 260.00. Sie können ihm direkt am Telefon Auskunft geben. Für die nächste Offerte stehen seine Kundendaten bereits bereit.
Bevor Ihr Büro mahnt, muss es wissen, ob seit der letzten Rechnung eine Zahlung oder Gutschrift eingegangen ist. Wenn beides am Beleg erfasst ist, lässt sich der offene Betrag prüfen, ohne zuerst Kontoauszug, Rechnung und eine separate Debitorenliste zusammenzusuchen.
Nachgestellte Excel-Liste · Musterdaten
Debitorenliste · Musterwerk AG
Beleg
Rechnungsbetrag
Bezahlt
Offen
RE-2026-0002
CHF 360.00
CHF 100.00
CHF 260.00
In der umgesetzten Anwendung
Was Ihr Team damit erledigt
Eine Offerte verrechnen
Wird die Offerte angenommen, können Sie daraus die Rechnung erstellen. Kundendaten und vereinbarte Positionen müssen Sie dafür nicht nochmals eintippen.
Eine Zahlung richtig zuordnen
Teilzahlungen und Gutschriften gehören zur betreffenden Rechnung. So sehen Sie bei der nächsten Rückfrage, wie der offene Betrag zustande kam.
Belege passend ausgeben
Kunden erhalten die Rechnung als PDF mit QR-Zahlteil. Für das Werk können Sie Bestellungen ausgeben und für die Buchhaltung die vereinbarten Daten exportieren.
Planung & Umfang
Welche Unterlagen sollten Sie für eine erste Offerte mitbringen?
Ein anonymisiertes Angebot, die dazugehörige Rechnung und ein typischer Korrekturfall genügen für das erste Gespräch. Daran lässt sich festlegen, welche Angaben Ihr Team heute mehrmals erfasst und welche Belegfassungen es später wiederfinden muss.
Für die erste Version können wir uns auf einen Übergang beschränken, etwa von der Offerte zur Rechnung. Gemeinsam klären wir, wer Belege ausstellen darf, wie Zahlungseingänge bestätigt werden und welche Daten Ihre Buchhaltung weiterverwenden kann.
Häufige Fragen
Können wir unsere bisherigen Belegnummern berücksichtigen?+
Wir prüfen bestehende Nummernkreise, offene Belege und den Übergang zum nächsten neuen Dokument.
Müssen alle Abteilungen gleichzeitig starten?+
Ein einzelnes Team kann den ersten Ablauf prüfen. Weitere Rollen und Auswertungen lassen sich danach gesondert vereinbaren.
Was gehört zu einer Buchhaltungsschnittstelle?+
Wir klären mit der Buchhaltung, welches Datenformat sie einliest und welche Beträge, Steuern und Kontierungen sie benötigt.
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